Exactitude

L’exactitude est une des caractéristiques qui désigne le degré de précision, de complétude du contenu d’une forme documentaire . L’exactitude est un élément qui touche l’intégrité du document dans l’espace et le temps. L’analyse de la forme documentaire demande de prendre en compte le contexte de production et le contenu créé. « Le document présumé exact est celui qui reproduit de manière juste et complète l’objet de consignation ». Cette qualité documentaire vise au plus haut taux de précision possible, à la plus grande richesse de la source documentaire et à une représentation exact du contenu préservé dans les archives.

• Attention la degré de justesse et la complétude d’un document d’archives, des informations et du contenu, ne doit pas être confondu avec le degré de confiance en la représentation complète et exacte de l’activité qu’atteste le document, l’activité ou processus dans lequel il a évolué ou dont il est le produit (fiabilité).

Le contenu d’un document d'archives doit être resté complet dans le temps et l’espace. Le fait de rester complet dans l’espace signifie que l’échange entre personne, entre système ou entre applications de ce document ou des parties de celui-ci n’a pas altéré l’intégrité du contenu. Par le temps, on entend surtout des possibilités que le contenu ait été rendu incomplet ou imprécis par transfert ou coupure du contexte, que la lecture du contenu diffère du message original (différence issu du contexte culturel ou informatique).

L’exactitude fait partie des notions centrales en archivistique. Ceci dit, cela ne la met pas à l’abri des ambiguïtés terminologiques. Les termes d’authenticité, de fiabilité et d’exactitude ont tendance à glisser vers une synonymie qui créée des flous conceptuels importants.

L’exactitude est une qualité documentaire qui prend une importance particulière depuis quelques années. « Cette préoccupation est apparue avec l’émergence des bases de données, où la rigueur des jeux de relations entre les données conditionne les agrégats que l’on peut en extraire » et demande des dispositions pour s’assurer de la complétude des objets informationnels dynamiques.

Enfin, le groupe de recherche InterPARES fournit un apport, en ajoutant la nécessité de contrôle : « l’exactitude est la mesure dans laquelle les données d’un document d’archives sont précises, justes, conformes à la vérité et exemptes d’erreurs ou de distorsion. Pour assurer l’exactitude, il faut exercer un contrôle sur les processus de création, de transmission, de maintenance et de préservation des documents d’archives ».

Voir aussi

• Authenticité

• Fiabilité

Bibliographie complémentaire

• The InterPARES 2 Project, « Accuracy », Glossary, page consultée le 22 avril 2014.