Cotation
Définition
Un système de cotation attribue à chaque entrée un identifiant rendant compte de la place des documents versés ou acquis dans la succession des entrées d’un service d’archives, sans référence à sa provenance (son ancienne cote de classement au stade courant) et permet de les ranger matériellement les unes à la suite des autres, de les déplacer ou de les localiser en divers lieux[1].
Ajoutons qu’ « en archivistique française, tout article doit réglementairement porter un élément d'identification (généralement un ensemble de lettres et de chiffres) correspondant à sa place dans le cadre de classement [code de classification] et (au moins en théorie) à son adresse dans les magasins [cote de classement]. Dans la pratique moderne, le terme adresse tend parfois à se substituer à la cote. La cotation est l'opération qui consiste à doter un article de sa cote. On appelle aussi cotation le système d'ensemble de répartition des cotes dans un service d'archives (“cadre de cotation”) »[2].
La cotation signifie donc d’attribuer une cote à un article au stade définitif autant qu’à des dossiers d’une série au stade courant. La cotation qui sera utilisée au stade courant peut se voir transformée, enlevée ou bonifiée une fois l'article arrivé au stade définitif. L’article constitue la principale unité matérielle pour la cotation dans un service d’archives.
Finalement, il existe deux qualités d’un système de cotation méthodique au stade définitif qui sont l’unicité et la permanence[3].
La cotation au Québec et en France
Au Québec, on parlera davantage de cotation, cote de classement et cote de classification. « Au Québec, le système reflète la totalité du cadre de classification des ensembles documentaires, tant au niveau externe du fonds (cadre général) qu’à son niveau interne (cadre spécifique) »[4]. Alors que pour les archivistes français, « la cote d’un article ne doit pas refléter, par la prolifération de ses éléments, le détail du classement interne du fonds auquel appartient cet article »[5].
En France, on parle davantage de cotation continue et on utilise plus spécifiquement le terme de cote de classement (article). Le premier correspond à un système de cotation séquentielle identifiant les entrées dans un service d’archives, le second correspond à une cote, rattacher bien souvent avec l'unité documentaire d'article, qui permet de les identifier et de les replacer dans l’ensemble (à sa place) d’origine[6].
Variantes du terme
Cote : « Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer chaque article dans son fonds ou sa série (cote intellectuelle) ou à le localiser sur les rayons (cote de rangement) »[7].
Numbering : «The process of assigning and affixing a reference number to individual items and/or pieces to provide intellectual and physical control »[8].
Notes et références
- ↑ Direction des Archives de France, « Cotation continue », Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002, 15, (version PDF).
- ↑ Jean Favier, La pratique archivistique française, Archives nationales, Paris, 1993, 280.
- ↑ Gilles Héon, « L’article dans les répertoires : élément de cotation ou élément de rangement ? », Gazette des archives, n°136, vol.1, 1987, 8.
- ↑ Gilles Héon, Ibid., 7.
- ↑ Élisabeth Houriez, La cotation des documents d’archives, Conférence au Stage technique international d’archives, Paris, 1972, s.p.
- ↑ Direction des Archives de France, « Cote de rangement », Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002, 15, (version PDF).
- ↑ Archivschule Marburg, « Cote », Glossaire, page consultée le 1er mai 2014.
- ↑ Archivschule Marburg, « Numbering », Glossaire, page consultée le 1er mai 2014.