Tri
Le terme tri désigne « toute opération consistant à séparer, au terme d’une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l'élimination »[1]. Le tri englobe l’échantillonnage (aléatoire et non aléatoire) et la sélection ou tri sélectif[2]. Certains auteurs séparent la modalité d’échantillonnage et le spécimen.
Les opérations de tri sont possibles grâce à l’établissement de critères suite à l’évaluation archivistique. Ces opérations s’effectuent suite au versement et à l’acquisition ou, tout le moins, nécessitent d’être propriétaire des archives.
Ce terme est l’une des dispositions que l’on retrouve dans un tableau de gestion ou un calendrier de conservation (destruction/ élimination ; conservation ; tri).
Il existe une certaine ambiguïté entre les termes tri et sélection. Cette ambiguïté d’ordre linguistique est due à des perceptions et des approches divergentes[3].
Différences terminologiques et linguistiques de la fonction et de ses activités
Dans la littérature française et européenne, le tri est « l’opération consistant à séparer, au terme d’une évaluation, dans un ensemble de documents » ceux qui vont être détruits de ceux qui vont être conservés[4].
Dans la littérature anglo-saxonne, la notion d’appraisal[5] qui inclut l’évaluation intellectuelle et l’opération physique de tri, est celle qui se rapproche le plus de la notion de tri dans le monde francophone. Elle se définit aussi dans la littérature américaine selon un processus de sélection (Selection process ou Archival selection) :
« Archival selection is a process by which archivists identify, appraise, and accession records of enduring value that fulfill their institution’s legal mandate or other acquisition goals »[6].
Cependant, la nuance entre les termes sélection et tri demeure floue, particulièrement dans le contexte québécois. Toutefois tri et sélection s’entendent sur la sélection de critères (évaluation) et le choix des méthodes (tri et ses modalités). Ce qui amène certains auteurs à confondre les deux notions[7].
Modalités de tri : Prétriage et tri définitif
Prétriage ou dégrossissement : Étape de prétraitement
Certaines opérations préalables peuvent survenir avant le tri définitif. C’est ce que certains auteurs français nomment « le dégrossissement ou prétriage qui consiste à donner à un fonds ou à une série sa forme définitive en éliminant les documents ne contenant aucune information utile »[8]. Le prétriage est moins visible dans la littérature nord-américaine. Notons que l’élimination des doublons ou gestion des versions ainsi que le triage périodique sont des termes évoqués pour parler de cette opération.
Tri définitif
Échantillonnage (Samplings)
L’échantillonnage est une modalité particulière du tri, un choix opéré selon des critères aléatoires d’odre numérique, alphabétique ou typographique, qui est représentatif de l’ensemble (s’oppose à la sélection)[9]. C’est une procédure à caractère automatique et mathématique qui est utile sur des séries de dossiers homogènes et répétitifs.
Sélection (Selecting)
La sélection est conçue comme une « modalité particulière de tri qui consiste à choisir, en vue de leur conservation définitive, certains documents dans un ensemble voués à l’élimination en fonction de critères qualitatifs »[10]. Cette modalité de tri est en lien avec les critères établis au cours de l’évaluation (ou appraisal) puisque la sélection demande une évaluation plus pointue. C’est le mode de tri le plus subjectif et le plus tributaire de l’expérience et de la connaissance de l’intervenant, ainsi que de la culture de l’institution acquérante.
Spécimen (Example)
Un spécimen est un « exemplaire d'un ensemble de document sériels éliminés, conservé à titre de témoin »[11].
Notes et références
- ↑ Direction des archives de France, « Tri », Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002, 35.
- ↑ Claire Sibille et Marcel Caya, « Module 6 - Section 3 : Tri archivistique », Site web du Portail international des archives francophones, page consultée le 13 mai 2013.
- ↑ Hélène Bernier, « Le tri archivistique : Les dossiers scolaires à la commission scolaire des Chutes-de-la-Chaudière », Archives, vol. 27, n˚1, 1995, 5.
- ↑ Claire Sibille et Marcel Caya, Ibid.
- ↑ Hélène Bernier, Ibid., 5.
- ↑ F.Gerald Ham, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago : Society of American Archivists, 1993, vol.198, 106 p.
- ↑ Hélène Bernier, Ibid., 5-6.
- ↑ Claire Sibille et Marcel Caya, Ibid.
- ↑ Peter Walne, (éd.), Dictionnaire de terminologie archivistique = Dictionary of archival terminology : English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, 2e éd., Munich : K.G. Saur, 1988, 141.
- ↑ Direction des archives de France, « Sélection », Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002, 32.
- ↑ Direction des archives de France, « Spécimen », Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002, 33.
Bibliographie complémentaire
- Charbonneau, Normand. «L’évaluation, la sélection et la préservation des documents photographiques», Archives, vol. 25, n˚4, printemps 1994, 3-24.
- Craig, Barbara, Archival Appraisal: Theory and Pratice, Munich, K.G. Saur., 2004, 224 p.
- Guptil, B., Marilla, Évaluation et tri des documents d’archives dans les organisations internationales ; une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs, Paris, 1986, chapitre 6, 7-8 (Version anglaise).
- Guyotjeannin, Olivier, «Tris et échantillonnages: empirisme et théorie», La Gazette des archives, 124, 1984, 5-25.
- Hull, Félix, Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives: étude RAMP et principes directeurs, Paris: UNESCO, 1981, 77 p.